はじめに
会議が終わった後に必要になる「議事録」。新人の頃は、先輩や上司から急に「議事録をまとめておいて」と頼まれることも少なくありません。しかし、初めて議事録を書くときは、どのようにまとめれば良いのか悩むこともありますよね。
本記事では、上司やチームメンバーに「助かった！」と思われる議事録の書き方とコツをご紹介します。
1. 議事録の役割を知ろう
議事録は単なるメモではなく、次のような重要な役割を担っています。
- 会議内容の共有
会議に出席できなかった人も内容を把握できるようにするため。 - 決定事項の記録
誰が何をするかを明確にし、後から振り返りやすくするため。 - タスクの進捗管理
次回の会議に向けて、どのようなアクションが必要かを確認するため。
これを意識するだけで、「何を記録すれば良いのか」が見えてきます。
2. 議事録作成の基本構成
議事録には、一般的に以下の構成を含めると分かりやすくなります。
- 会議情報
- 会議名
- 日時
- 場所
- 出席者（可能であれば役職や所属も）
- 議題
会議で話し合われたテーマを箇条書きで記載します。 - 決定事項
- 会議で決まったことを簡潔に記載。
- 「誰が」「いつまでに」「何をするか」を明記。
- 議論の要点
- 話し合われたポイントや意見の概要。
- 全部を記録する必要はなく、重要な部分を簡潔にまとめます。
- 次回の予定
- 次回の会議日時や議題を記載しておくと便利です。
3. 議事録を書くときのコツ
(1) 会議中のメモの取り方
議事録は会議中のメモが基になります。以下のポイントを意識しましょう。
- 要点を簡潔にメモ
発言内容を全て書き起こす必要はありません。重要な部分だけをメモします。 - キーワードを拾う
具体的な数字や「決定事項」「担当者」「締切」などを重点的に記録。 - 発言者の名前を記録
誰が何を言ったかを把握できると後々役立ちます。
(2) 議事録は簡潔にまとめる
読む人が一目で内容を理解できるようにするため、次のポイントを押さえます。
- 箇条書きを活用
長い文章よりも、箇条書きにすると見やすくなります。 - 事実ベースで記録
個人的な解釈を入れず、発言や決定事項をそのまま書きます。 - 無駄を省く
話し合いの詳細すべてを記録する必要はありません。重要な部分だけに集中しましょう。
(3) フォーマットを統一する
社内で使われているテンプレートがある場合は、それを活用しましょう。なければ自分で分かりやすいフォーマットを作成します。
4. 議事録を提出するときの注意点
完成した議事録を提出する前に、次の点をチェックしましょう。
- 誤字脱字がないか確認
特に人名や数字はミスが目立ちやすいので注意。 - 内容に漏れがないか確認
決定事項や重要なポイントが抜けていないか確認します。 - 提出のタイミング
会議後、できるだけ早く提出することで信頼度がアップします。目安としては会議の翌日までに提出すると良いでしょう。
5. 議事録作成の練習方法
慣れないうちは練習が大切です。以下の方法を試してみてください。
- 社内の過去の議事録を参考にする
先輩や上司が作成した議事録を読み、構成や表現を学びます。 - 会議中にメモを取る練習をする
自分が参加していない会議でも、練習のつもりでメモを取ってみましょう。 - 仮の議事録を作成する
実際の会議を想定し、練習用の議事録を作ってみると自信がつきます。
まとめ
議事録は、チーム全体の業務効率を高める重要なツールです。初めて作成する際は戸惑うこともあるかもしれませんが、基本構成を押さえ、ポイントを意識して練習すれば、誰でも上達できます。
「よくやった！」と言われる議事録を作成することで、信頼感がアップし、仕事のスキルも一段と磨かれるはずです！ぜひ、今日から実践してみてください。
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