はじめに
ビジネスメールは、社内外の関係者と円滑にコミュニケーションを取るための重要なツールです。しかし、慣れないうちは「丁寧に書いたつもりなのに、相手に失礼になっていた…」「意図が伝わらず、誤解を招いてしまった…」といった失敗をしがちです。
本記事では、ビジネスメールでよくあるNGな言葉遣いと、その改善方法を紹介します。メール対応の質を高め、相手に好印象を与えるための参考にしてください。
1. よくあるNG表現と改善例
① 「了解しました」 → 「承知しました」「かしこまりました」
NG例
○○様
了解しました。よろしくお願いいたします。
「了解しました」は目上の人に対して使うにはカジュアルすぎる表現です。特に取引先や上司に対しては避けましょう。
改善例
○○様
承知しました。よろしくお願いいたします。
また、より丁寧な表現として「かしこまりました」を使うと、よりフォーマルな印象になります。
② 「お世話になります」 → 文脈に合わせた適切な表現
NG例
○○様
いつもお世話になります。
この表現は、取引先や社外の人への挨拶としてよく使われますが、初めて連絡する相手には不自然です。
改善例
- 初めて連絡する場合 ○○様
はじめまして。○○社の△△と申します。 - 社内の人に対して ○○さん
お疲れ様です。
文脈に応じた挨拶を意識しましょう。
③ 「すみません」 → 「申し訳ございません」「失礼いたしました」
NG例
○○様
すみません、納期が遅れてしまいました。
「すみません」は口語的でカジュアルな印象を与えるため、ビジネスメールでは避けるべきです。
改善例
○○様
納期が遅れてしまい、大変申し訳ございません。
「申し訳ございません」はフォーマルな謝罪表現として適切です。「失礼いたしました」も軽い謝罪の際に使えます。
④ 「とりあえず」「一応」 → 明確な言葉に置き換える
NG例
○○様
一応、資料をお送りします。
「一応」や「とりあえず」は曖昧な印象を与え、不安を感じさせる可能性があります。
改善例
○○様
資料をお送りしますので、ご確認をお願いいたします。
明確な言葉を使うことで、相手に安心感を与えられます。
⑤ 「お忙しいところ恐れ入りますが」 → 使いすぎに注意
NG例
○○様
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。
丁寧な印象を与える表現ですが、頻繁に使うとクドくなりがちです。特に、同じメール内で繰り返し使わないようにしましょう。
改善例
○○様
お手数ですが、ご確認をお願いいたします。
「お手数ですが」も同様の意味を持ちますが、簡潔で読みやすい印象になります。
2. より伝わりやすいメールを意識しよう
✅ 1文を短くする
長い文章は読みづらく、誤解を招きやすいです。1文を短くし、要点を分かりやすく伝えましょう。
例:
NG:
お世話になります。本日中に資料をお送りいたしますので、お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただき、ご不明点がありましたらお知らせいただけますでしょうか。
改善:
お世話になります。
本日中に資料をお送りします。ご確認のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点がございましたら、お知らせください。
✅ 箇条書きを活用する
長文になりそうなときは、箇条書きを使うと見やすくなります。
例:
NG:
明日の打ち合わせの議題ですが、進捗確認、新規プロジェクトの進め方、役割分担について話し合う予定です。
改善:
明日の打ち合わせの議題は以下のとおりです。
- 進捗確認
- 新規プロジェクトの進め方
- 役割分担
✅ 返信しやすいように工夫する
相手が返信しやすいよう、「Yes/Noで答えられる質問」や「選択肢を提示する」 ことを意識しましょう。
例:
NG:
次回の会議はいつがよろしいでしょうか？
改善:
次回の会議は以下の候補日で調整可能です。
- ① 〇月〇日（〇曜日）〇時～
- ② 〇月〇日（〇曜日）〇時～
ご都合の良い日時をお知らせください。
まとめ
| NG表現 | 改善表現 |
|---|---|
| 了解しました | 承知しました / かしこまりました |
| すみません | 申し訳ございません / 失礼いたしました |
| 一応、資料をお送りします | 資料をお送りしますので、ご確認をお願いいたします |
| お忙しいところ恐れ入りますが | お手数ですが、ご確認をお願いいたします |
メールは、相手との信頼関係を築く上で大切なコミュニケーションツールです。適切な言葉遣いを心がけ、分かりやすく、好印象を与えるメールを意識してみましょう！
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